Billbee mit Lexware Office verbinden: Anleitung, Tarif und typische Fehler

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Das Wichtigste in Kürze

• Billbee schickt Rechnungen als vorangelegte Einnahmebelege an Lexware Office, automatisch etwa alle drei bis vier Stunden.
• Zahlungen überträgt Billbee nicht. Den Zahlungsabgleich machst du in Lexware Office, bei Marktplätzen am besten mit PayJoe.
• Für Ausgangsbelege brauchst du mindestens Lexware Office M. Verkaufst du per OSS ins EU-Ausland, brauchst du XL.
• Die Verbindung richtest du in Billbee unter Einstellungen, Buchhaltung & Mahnwesen ein. Ein API-Schlüssel ist nicht nötig.
• Differenzbesteuerung, Lager im Ausland, IOSS und Dreiecksgeschäfte unterstützt die Schnittstelle nicht.

Was macht die Verbindung zwischen Billbee und Lexware Office?

Billbee erstellt die Rechnungen zu deinen Bestellungen aus Shops und Marktplätzen. Die Verbindung schickt diese Rechnungen an Lexware Office (bis 2024 Lexoffice). Dort erscheinen sie als vorangelegte Einnahmebelege, die du nur noch prüfen und mit der Zahlung verknüpfen musst.

• Richtung: nur von Billbee nach Lexware Office.
• Rechnungen: nur Bestellungen, zu denen Billbee eine Rechnung erzeugt hat.
• Kunden: auf Wunsch als vollständiger Kontakt. Bei steuerfreien EU-Lieferungen, Fernverkäufen und Lieferungen ins Drittland legt Billbee den Kunden immer an.
• Zahlungen: werden nicht übertragen. Die Rechnungen stehen in Lexware Office als offen, bis du sie mit dem Zahlungseingang verknüpfst.
• Zeitpunkt: automatisch im Hintergrund, die Rechnung ist nach etwa drei bis vier Stunden in Lexware Office. Über den Bestellexport mit dem Format „Lexware Office“ kannst du auch sofort übertragen.

Ob Gutschriften, Stornorechnungen und das Rechnungs-PDF mit übertragen werden, beschreibt die Billbee-Hilfe nicht. Prüf das in der Testphase mit einer echten Stornierung, bevor du dich darauf verlässt.

Welchen Lexware-Office-Tarif brauchst du für Billbee?

Weder Billbee noch Lexware nennen einen Tarif speziell für Billbee. Lexware schreibt allgemein, dass die Grundfunktionen für Ausgangsbelege bei Partner-Anbindungen ab Version M verfügbar sind. EU-Steuersätze für den OSS-Verkauf gibt es erst ab XL.

Lexware Office	Preis pro Monat (netto)	Wichtig für Billbee
S	7,90 €	nur Belegerfassung, für Billbee nicht ausreichend
M	12,90 €	Ausgangsbelege, Grundlage für Partner-Anbindungen
L	21,90 €	dazu Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung
XL	32,90 €	dazu EU-Steuersätze (OSS), englische Belege und Public API

Reguläre Preise laut lexware.de, Stand 8. November 2026, monatlich kündbar. Für Neukunden gibt es oft drei Monate Rabatt.

Unsere Einschätzung: Verkaufst du nur in Deutschland und machst die Buchhaltung selbst, ist L die sinnvolle Wahl, weil du dort auch Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR hast. Lieferst du an Privatkunden im EU-Ausland über der Lieferschwelle von 10.000 €, brauchst du XL.

Außerdem brauchst du:

• einen Billbee-Account, der die Rechnungen für deine Kanäle selbst erstellt
• mindestens eine Shop- oder Marktplatzverbindung in Billbee
• in Lexware Office die passende Einstellung unter „Umsatzsteuer bei Privatpersonen im EU-Ausland“, wenn du ins EU-Ausland verkaufst

Billbee mit Lexware Office verbinden: Schritt für Schritt

1. Öffne in Billbee Einstellungen und dort Buchhaltung & Mahnwesen.
2. Klicke auf + Neu und wähle Lexware Office Account hinzufügen.
3. Billbee leitet dich zu Lexware Office weiter. Melde dich an und klicke auf Zugriff erlauben. Einen API-Schlüssel brauchst du nicht.
4. Im Reiter Allgemeine Einstellungen vergibst du einen Namen und ein Startdatum. Rechnungen vor diesem Datum werden nicht übertragen.
5. Wähle unter Shops alle Kanäle, deren Rechnungen nach Lexware Office sollen. Ohne Shop wird nichts übertragen.
6. Wähle unter Status mindestens einen Bestellstatus, etwa bezahlt, versendet und abgeschlossen. Entscheidend ist der Status im Moment der Übertragung.
7. Im Reiter API Anbindung stellst du die Tage bis zur Fälligkeit ein (Standard 30) und ob Billbee vollständige Kunden anlegen und eigene Notizen übertragen soll.
8. Klicke auf Verbindung testen und dann auf Speichern.

Setz das Startdatum beim ersten Mal auf den Beginn des nächsten Monats. So liegen alle Rechnungen eines Monats vollständig in einem System und du vermeidest Dubletten mit bereits erfassten Belegen.

Was kann die Schnittstelle nicht?

• Nur drei Steuersätze: voll, ermäßigt und 0 %.
• Keine Differenzbesteuerung: Wer Gebrauchtware nach § 25a UStG verkauft, kann diese Rechnungen nicht übertragen.
• OSS nur im einfachen Fall: Lexware Office bildet nur den Versand aus Deutschland an Privatkunden im EU-Ausland ab. Dreiecksgeschäfte, IOSS und Lager im Ausland, etwa Amazon-Lager in Polen oder Tschechien, gehen nicht. Billbee überträgt nur Rechnungen mit Lagerland Deutschland.
• Gutscheine nur als eigene Position. Negative Positionen und Rechnungen über 0,00 € lehnt Lexware Office ab.
• Kundennummern bis 69999.
• Rechnungen ohne Umsatzsteuer brauchen eine Firma in der Rechnungsadresse. Für Kleinunternehmer gilt das nicht.

Typische Fehlermeldungen und Lösungen

Schlägt eine Übertragung fehl, zeigt Billbee eine Fehlermeldung von Lexware Office. Die häufigsten:

Fehlermeldung	Bedeutung	Lösung
voucherNumber: missing_entity	Zur Bestellung gibt es keine Rechnung.	Rechnung in Billbee erzeugen, dann erneut übertragen.
contactId: individual_person_not_applicable	Netto-Rechnung an eine Privatperson.	Steuereinstellung der Bestellung prüfen.
taxRatePercent: invalid_taxrate	Steuersatz passt nicht zur Einstellung in Lexware Office.	Kleinunternehmer- und OSS-Einstellung in beiden Systemen abgleichen.
accountNumber: debitor_account_number_out_of_range	Kundennummer über 69999.	Option „Vollständige Kunden anlegen“ abschalten.
size must be between 3 and 128	Die E-Mail-Adresse des Kunden fehlt.	E-Mail ergänzen oder Platzhalter-Regel in Billbee anlegen.

Zahlungsabgleich: Was nach der Übertragung kommt

Weil Billbee keine Zahlungen überträgt, verknüpfst du die Rechnungen in Lexware Office mit den Zahlungseingängen. Bei Überweisungen auf dein Bankkonto klappt das meist automatisch.

Bei Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Etsy kommt dagegen eine Sammelauszahlung, abzüglich Gebühren und Erstattungen. Lexware Office kann diese Zahlungsdienstleister nicht direkt anbinden. Du ordnest die Auszahlung dann von Hand den Belegen zu und buchst die Differenz als Gebühr. Ab etwa 50 bis 100 Belegen pro Auszahlung empfiehlt Lexware selbst ein Zusatztool wie PayJoe, das die Auszahlung in Einzelbuchungen aufschlüsselt und wie ein Bankkonto liefert.

Tipp aus unserer Praxis: Willst du viele offene Belege in Lexware Office auf einmal als bezahlt verbuchen, statt jeden einzeln anzuklicken, hilft unser eigenes Helper Script für Lexware Office. Es läuft als Browser-Skript, verbucht offene und überfällige Einnahmen und Ausgaben automatisch zum Rechnungsdatum und kostet einmalig.

Wie das für eBay konkret aussieht, zeigen wir in der Anleitung eBay-Zahlungen nach Lexware Office und DATEV importieren.

Billbee und Lexware Office einrichten lassen

Die Verbindung selbst ist in zehn Minuten eingerichtet. Aufwand machen Rechnungslayout, Steuereinstellungen, Statusregeln und der Zahlungsabgleich. Das übernehmen wir für dich, für 120 € netto pro Stunde. Unsere Kunden bewerten die Einrichtung auf ratedo.de mit 5 von 5 Punkten bei 58 Bewertungen (Stand November 2026).

Billbee einrichten lassen

Häufige Fragen

Kostet die Verbindung von Billbee und Lexware Office extra?

Nein. Bei Billbee sind alle Schnittstellen im Preis enthalten, und Lexware nennt keine Zusatzkosten für die Anbindung. Du zahlst nur die beiden Abos.

Überträgt Billbee auch Zahlungen an Lexware Office?

Nein. Billbee überträgt nur Rechnungen und auf Wunsch Kunden. Den Zahlungsabgleich machst du in Lexware Office, bei Marktplätzen am besten mit einem Tool wie PayJoe.

Funktioniert die Schnittstelle noch mit Lexoffice?

Ja. Lexoffice heißt seit 2024 Lexware Office. In Billbee heißt die Option jetzt „Lexware Office Account hinzufügen“.

Warum kommen meine Rechnungen nicht in Lexware Office an?

Meist fehlt die Rechnung zur Bestellung, der Shop ist nicht ausgewählt oder die Bestellung hat keinen der gewählten Status. Prüf auch das Startdatum. Die automatische Übertragung dauert außerdem etwa drei bis vier Stunden.

Kann ich Amazon-Bestellungen aus Lagern im EU-Ausland übertragen?

Nein. Billbee überträgt nur Rechnungen mit Lagerland Deutschland, und Lexware Office kann Lager im Ausland nicht abbilden. Für solche Fälle brauchst du eine andere Lösung, etwa über deinen Steuerberater.

Quellen: Billbee Hilfe: Lexware Office mit Billbee verbinden · Lexware: Partner Billbee · Lexware Hilfe: Fehlende Funktionen für Anbindungen · Lexware Hilfe: Zahlungsdienstleister verbuchen · Lexware Office: Preise

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