Geschäftsreisen: Was du bei den Reisekosten beachten solltest
Geschäftsreisen: Was du bei den Reisekosten beachten solltest
Früher oder später kommt der Moment, wo man als Selbständige*r bzw. Freiberufler*in den Kunden oder Lieferanten besuchen muss (oder will).
Ob Lagerbesichtigung, Geschäftsessen, Vertragsverhandlungen.. die Möglichkeiten reichen weit.
Doch gerade beim Thema Reisekosten gibt es eine Menge zu beachten, damit das Finanzamt am Ende auch alle Kosten anerkennt. Lies hier, wie du alles rund um deine Geschäftsreisen richtig absetzt und auch das Finanzamt damit zufrieden stellen solltest.
Inhaltsverzeichnis
Reisekosten sind Kosten für die Geschäftsreise.
Doch wie sieht das Finanzamt das?
Bei Unternehmern und Freiberuflern ist das Thema Reisekosten leider nicht so einfach wie beispielsweise bei einem Arbeitnehmer. Durch die Reisekostenreform 2014 gab es zudem einige Änderungen und es wurde dadurch bedauerlicherweise auch nicht einfacher.
Wichtig ist, dass bei den Reisekosten leider nicht immer die tatsächlich angefallenen Kosten für die Reise als Betriebsausgabe angesetzt werden dürfen. In einigen Fällen dürfen nur bestimmte Pauschalen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dabei wird grundsätzlich zwischen ein- und mehrtägigen (Geschäfts-)Reisen unterschieden.
Üblicherweise ändern sich Pauschalbeträge jeweils mit dem Jahreswechsel, um beispielsweise die Inflation auszugleichen.
Das Finanzamt unterscheidet bei den Reisekosten grundsätzlich vier verschiedene Kategorien von Kosten, die jeweils unterschiedlich geltend zu machen sind:
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Achte stets darauf, dass es Belege dafür gibt, dass die Reise tatsächlich beruflich veranlasst und die Art und Umfang der Reise auch notwendig war. Besonders bei Reisen ins Ausland ist das Finanzamt besonders kritisch und prüft dies genau.
Hinweis: Als Geschäftsführer einer GmbH werden die Reisekosten nicht wie ein Unternehmer abgerechnet, sondern wie bei einem Arbeitnehmer – Die folgenden Angaben und Hinweise gelten für dich daher nicht!
Fahrtkosten
Wann darf ich Fahrtkosten ansetzen?
Fahrtkosten können immer dann geltend gemacht werden, wenn man nicht mit dem Firmenwagen unterwegs ist.
Also beispielsweise, wenn du öffentliche Verkehrsmittel, deinen privaten PKW oder einen Leihwagen nutzt.
Was darf ich abrechnen?
Bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Leihwagen ist das relativ eindeutig und einfach: Hier kannst du als Kostennachweis ganz unkompliziert entweder das Ticket oder die Rechnung vom Mietwagenservice verwenden.
Bei Nutzung deines privaten PKWs kannst du pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Andere Verkehrsmittel wie Motorräder, E-Bikes usw. haben geringere Pauschalsätze, die ich der Einfachheit halber an dieser Stelle jedoch nicht gesondert aufführen möchte. Diese sind vermutlich in der Praxis eher weniger relevant.
Tipp
Auch Einkaufsfahrten zur Warenbeschaffung oder der Weg zur Post, um die Bestellungen der Kunden weg zu bringen, sind Fahrten, die man ansetzen kann. Protokolliere diese z.B. über ein Fahrtenbuch oder in einer Liste und gebe diese in der EÜR oder in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie in deiner Bilanz mit an.
Verpflegungskosten
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Wenn du deinen üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlässt hast du zumeist einen erheblichen Mehraufwand für z.B. Frühstück, Mittagessen im Restaurant oder Getränke für unterwegs. Die Kosten sind dabei meist höher als im normalen Alltag, sodass Du einen Verpflegungsmehraufwand nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geltend machen kannst.
Wie funktioniert das und wie hoch sind die Pauschalbeträge?
Je nach Dauer deiner Reise kannst du einen gewissen Betrag ansetzen. Derzeit gibt es für An- und Abreisetage (bei mehrtägiger Abwesenheit) und bei Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden eine Pauschale von 14 € pro Tag. Bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden kannst du 28 € pro Tag ansetzen.
Beachte dabei, dass die Beträge gemindert werden, sofern du z.B. Frühstück im Hotel gereicht bekommst. Für Auslandsreisen gelten oftmals nochmal ganz andere Pauschalbeträge.
Übernachtungskosten
Wie mache ich diese geltend?
Die Übernachtungskosten sind in der Regel relativ einfach geltend zu machen. Mithilfe des Belegs der Übernachtung kannst du die Kosten voll geltend machen und die Vorsteuer (i.d.R. 7 %) ziehen. Für Angestellte gelten darüber hinaus bei Auslandsreisen noch gewisse Pauschalbeträge.
Da für jedes Land unterschiedliche Beträge gelten, solltest du dich vorher ausreichend informieren oder z.B. von deinem Steuerberater Hilfe einholen. Für Unternehmer gelten diese Pauschalbeträge leider nicht.
Achtung: Vergiss nicht Mahlzeiten, die in den Übernachtungskosten inkludiert sind, beim Verpflegungsmehraufwand zu berücksichtigen. Der Verpflegungsmehraufwand wird dann um den ausgewiesenen Betrag gekürzt, bzw. prozentual gekürzt, sofern dieser auf dem Beleg nicht extra ausgewiesen ist.
Reisenebenkosten
Was sind Reisenebenkosten?
Bei einem Hotelaufenthalt werden oftmals auch Servicekosten fällig, wie z.B. erhaltene Mahlzeiten, Gepäcktransport, Gebühren für WLAN/Telefon, Kleiderreinigung oder auch die Kosten für das Parkhaus.
Diese Kosten müssen auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden. Hierfür gilt der übliche Umsatzsteuer-Satz von 19 % (die eigentliche Übernachtungsdienstleistung unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 %).
Wie setze ich die Kosten an?
Du kannst die o.g. Kosten in der Regel als Sammelposten erfassen. Wichtig ist auch hier, dass du für alles einen Beleg hast und die Kosten auch wirklich durch berufliche Zwecke angefallen sind. Private Telefonate erkennt das Finanzamt i.d.R. nicht an.
So setzt du Reisekosten in der Steuererklärung ab
Alle Reisekosten werden als Betriebsausgaben in der EÜR beziehungsweise in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Bilanz angegeben.
So weist du Reisekosten für die Steuererklärung nach
Wie bereits eingangs erwähnt muss gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass die Reise beruflich veranlasst war. Beispielsweise ein Seminarbesuch oder ein Kunden-/Lieferanten oder Messebesuch ist eine beruflich veranlasste Reise.
Als Nachweis solltest du die Aufzeichnungen über deinen Reiseweg (z.B. Zug-/ÖPNV-Tickets, genaue Reiseroute per PKW), sowie den etwaigen Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Reise (z.B. Buchungsbelege der besuchten Messe) vorhalten. Unerlässlich sind natürlich die passenden Belege wie beispielsweise Tankquittungen oder die Rechnung vom Hotel. Bei der Argumentation, ob die Reise beruflich bedingt war, können zudem auch die Einträge im Fahrtenbuch sehr hilfreich sein.
"Was mache ich, wenn ich keine Belege habe?"
Solltest du mal für etwas keinen Beleg erhalten haben, so bleibt dir immer noch die Möglichkeit einen Eigenbeleg auszustellen.
Diese Inhalte habe ich wie immer nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen. Alle Angaben sind daher ohne Gewähr auf Richtigkeit und Aktualität. Sprich solch wichtigen Dinge daher immer nochmals gemeinsam mit deinem Steuerberater durch, damit am Ende auch alle Kosten vom Finanzamt anerkannt werden. Bei diesem Beitrag handelt es sich um keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Falls du noch Fragen hast, schreib mir doch einfach auf Instagram @elisaswiederverkauf.